Inventaire des contenus : modèle et méthode

Posted on | mars 30, 2010 | 9 Comments

L’inventaire des contenus désigne l’action de répertorier tous les contenus digitaux dans un projet de refonte ou de stratégie éditoriale. Il désigne aussi le document qui en résulte (généralement dans le format d’un tableur Excel). C’est un outil précieux, performant et très rentable, qui devrait être mis en place dès le départ de tout projet de gestion de contenus en ligne…

Dans la gamme des outils éditoriaux (dont j’ai déjà évoqué certains : les personæ, la charte lexicale, l’arborescence, la check-list rédactionnelle, etc.), l’inventaire des contenus est l’un des plus simples à créer et à utiliser, et pourtant l’un des plus négligés voire ignorés des projets Web… Dans ce billet, je propose une définition, une méthode et un modèle à télécharger.

Que ce soit dans un projet de création ou de refonte de site Web, ou lorsqu’il s’agit d’étudier l’opportunité de syndiquer des contenus à partir de sources externes, l’inventaire des contenus est un document précieux, un véritable outil de travail, qui lie toutes les parties prenantes. C’est dans cet inventaire, qui peut aussi prendre des allures de calendrier de publication, que sont identifiés, définis, décrits et commentés tous les contenus digitaux dont il est question.

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L’inventaire des contenus, c’est quoi?

L’inventaire de contenus fait référence à l’une des principales tâches qui constitue la première phase de toute stratégie éditoriale interactive – à savoir la phase de planification. Cette tâche (souvent négligée) produit un document du même nom, qui contribue de manière significative à la bonne gestion des contenus tout au long de leur cycle de vie.

Egalement appelé Plan des contenus, l’inventaire des contenus est donc un instrument organique, voué à suivre l’évolution du cycle de vie des contenus, et donc à être amendé à chaque fois qu’une modification significative est apportée à un des contenus répertoriés.

Dans leur excellent ouvrage « Web ReDesign 2.0 – Workflow that works » (l’ouvrage figure dans ma sélection Amazon, ci-contre), Emily Cotler et Kelly Goto soulignent déjà (je dis « déjà » parce que le livre date de 2005, bien avant la nouvelle mode américaine de la « content strategy ») l’importance de procéder à l’analyse des contenus existants. En procédant de la sorte, vous avez une bonne vision de la quantité, de la qualité et de la diversité de vos contenus.

Enfin, le grand avantage d’un inventaire des contenus c’est qu’il peut être modelé en fonction de la portée de votre projet. Dans un projet de création, il tiendra compte, sans doute, des produits informationnels hors ligne (brochures et catalogues papier, campagnes tv et radio, etc.). Dans un projet de refonte, il contiendra une colonne déterminant les contenus à supprimer ou à réutiliser (et, le cas échéant, sous quelle forme: en l’état ou modifiés). Bref, la granularité d’un tel document varie selon la méthode pratiquée par le responsable éditorial et les besoins du projet. Ainsi, un tel plan peut aussi fonctionner comme calendrier et indiquer les dates et fréquences des mises à jour, les dates de livraisons des contenus amendés, etc.

Comment ça marche?

Supposons que nous sommes dans un projet de refonte. Inventorier les contenus consiste à identifier tous les contenus du site existant, qui devront être pris en compte dans la refonte et la migration, en vue de leur optimisation.

Pratiquement, la tâche consiste donc à consigner dans un seul document de référence (généralement, un tableur Excel) tous les contenus concernés. En d’autres mots, vous devrez consulter chaque page des supports touchés par la refonte et, pour chaque page, remplir une ligne du formulaire.

Comment se présente un inventaire des contenus?

La présentation la plus courante de l’inventaire des contenus est, comme dit précédemment, le tableur, où

1. chaque ligne correspond à une page Web (un contenu),
2. chaque colonne à un indicateur et
3. chaque onglet à un support digital (site corporate, newsletter mensuelle, promosite A., promosite B.).

Quant aux indicateurs courants, les voici:

• L’ID de la page Web (son numéro d’identification tel qu’utilisé également dans d’autres documents éditoriaux, dont l’arborescence).
• Le nom de la page
• L’URL de la page
• Une description du contenu de la page
• Le/les format(s) associés à la page (hmtl, pdf, Word, .mov, etc.)
• Les métadonnées associées à la page
• Le « propriétaire » de la page
• Le validateur de la page
• La date de livraison de la page
• La date de dernière mise à jour
• Le statut de la page
• L’emplacement source du contenu de la page (sur le réseau par exemple: w/web/marketing/services/new_content)
• La fréquence de mise à jour
• La date prévue pour la prochaine mise à jour
• Un éventuel commentaire

Voici à quoi ressemble un tel document.

Modèle courant d'inventaires des contenus

Téléchargez le modèle en Excel ou en Numbers !

L’approche qualitative

Si l’inventaire de contenu s’apparente à un recensement des données, il peut être complété par un audit qualitatif des contenus. Dans ce cas, de nouvelles colonnes s’ajoutent à notre tableur, telles que:

• La qualité actuelle du contenu (trop détaillé, difficile à comprendre, pas adapté au média, « introuvable », « inutilisable », …).
• Le statut de réutilisation (I – Identifique, D- Dérivation, S-Source)
• Un descriptif de la requête éditoriale (à réécrire dans un langage simple, fournir du contenu adapté aux audiences, appliquer la pyramide inversée, etc.)
• La catégorie de contenu de la page
• Le(s) public(s) cible(s)
• L’instrument de mesure qui sera utilisé pour évaluer l’efficacité du contenu

Les indicateurs qualitatifs dans un inventaire des contenus

Une espèce de convention

L’inventaire des contenus fait partie des documents de bord d’un projet Web. En ce sens, il devrait même être utilisé comme un élément à part entière de la convention de collaboration. En cas de retard, de flou concernant la validation d’un contenu, de manque d’information sur les amendements nécessaires d’une page, il informe chaque partie concernée et la renvoie à sa responsabilité. Naturellement, pour ce faire, l’inventaire doit être mis à jour proprement et renvoyé, à chaque amendement, à toutes les parties concernées.

En conclusion, le plan des contenus est non seulement un excellent outil pour faire l’audit des contenus, pour tracer la migration des contenus, pour planifier leur mise à jour, optimisation et publication, mais ce peut être aussi un document de travail officiel, qui lie les parties.

Vous faites bien votre inventaire annuel!

Je suis fréquemment exposée dans les projets à cette lamentable situation où, au moment de transmettre les wireframes validés à l’équipe graphique et au développement, les contenus existants n’ont toujours pas été inventoriés et qualifiés clairement et efficacement, dans un plan ad hoc. De sorte que quelques semaines plus tard, je reçois un coup de fil du développeur (que dis-je « un coup de fil » – quelques semaines plus tard, je suis harcelée par le développeur), qui ne sait pas où il doit « caser » telle ancienne rubrique dans ma nouvelle architecture, ni à quel contenu existant correspond tel nouvel item de menu.

J’ai beau proposer l’inventaire des contenus dans mon offre de prestation (un bien maigre investissement au regard du retour qu’il procure), les clients sont encore peu nombreux à comprendre l’importance primordiale de cette phase préliminaire. Pourtant, dites-vous bien que vos contenus, c’est comme vos marchandises : il y a bien un moment où vous allez devoir faire l’état des stocks, calculer le coût de vos achats, en estimer la qualité résiduelle et les nécessités de réapprovisionnement…

Vous utilisez un inventaire des contenus et le tenez à jour ? Vous doutez encore de son utilité? Votre avis m’intéresse : exprimez-vous!

Aller plus loin

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• Stratégie éditoriale et rédaction web
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Ailleurs sur le Web

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Comments

9 Responses to “Inventaire des contenus : modèle et méthode”

1. Tweets that mention Inventaire des contenus : modèle et méthode | Ecrire pour le Web @ WAW -- Topsy.com
   mars 30th, 2010 @ 12:41

   [...] This post was mentioned on Twitter by Luc Dupuy, Ludovic D, adorable cerise, Laurent Brixius, Romain Parent and others. Romain Parent said: RT @ecrirepourleweb Inventaire des contenus : modèle et méthode http://ow.ly/1quuku [...]

2. Raphaëlle RIDARCH
   mars 30th, 2010 @ 12:51

   Bonjour Muriel,

   J’apprécie ton article très complet.
   Il a une forte teneur pédagogique et une mise en perspective appréciable. Beau travail.

   Merci pour la référence : Web Redesign 2.0 : Workflow that works.

   J’ai réalisé un inventaire de contenu (pour l’instant inachevé) il permet de saisir le volume et la qualité d’un site. Il sert aussi à mesurer les écarts entre les objectifs du site et son contenu.

   Raphaëlle

3. François-Xavier Bodin
   mars 30th, 2010 @ 13:33

   Article très intéressant à faire lire par nos clients. Tiens, d’ailleurs je forwarde le lien derechef à mes clients que je vois demain pour mettre en place un… inventaire des contenus dans le cadre de leur refonte !

4. Muriel Vandermeulen
   mars 30th, 2010 @ 14:04

   @ Raphaëlle : oui, précisément toute l’utilité de l’inventaire des contenus réside dans sa pluralité: outil d’évaluation qualitative et quantitative, calendrier, « livret » de prestation, etc.
   @ FX : voilà qui tombe donc à point nommé ! Je serai heureuse qu’ils l’utilisent vraiment et sur le long terme, surtout.

5. Maxime Degbo
   mars 31st, 2010 @ 23:45

   Bonsoir Muriel,

   Superbe article ! Méthodologie très intéressante. Véritable tableau de bord.

   J’ai eu l’occasion de travailler sur des projets de refonte de site Internet et Intranet, et bien souvent, si je peux me permettre, c’est un peu le « foutoir » en ce qui concerne la reprise de contenus.

   En effet, à ce jour, il me semble que très peu de responsables de site Internet ou Intranet sont sensibles au cycle de vie d’un article. De même très peu mesurent la valeur éditoriale d’un article.

   Toutefois, il y a de plus en plus de CMS, qui permettent d’historiser l’ensemble des contenus, et même de paramétrer le début et la date de fin de publication.

   Mais à ce jour, en entreprise, on ne dispose pas d’un véritable tableaux de bord comme vous le proposez dans votre document excel. Aucun CMS ne le propose…

   Toutefois, il existe du côté de grand groupe de presse des outils qui, adaptés pour ce secteur, permettent de bien archiver l’ensemble du contenu, et surtout d’en maîtriser le cycle de vie et bien entendu de retrouver très rapidement un article en particulier et le proposer à l’internaute.

   Je pense qu’en entreprise on peut tendre vers un outil semblable qui pourrait proposer un tableau de suivi comme vous le proposez.

   C’est une réflexion globale à mener souvent avec l’équipe projet. Et aborder tous les points importants en terme de workflow, de profiling, de nommage, etc…

   Merci encore pour votre article et vos références.

   Maxime

6. Muriel Vandermeulen
   avril 1st, 2010 @ 8:10

   @ Maxime : nous sommes parfaitement d’accord! Comme je le disais, cet outil peut devenir, si toutes les parties prenantes jouent le jeu, un véritable document de travail liant, une des pièces du contrat de collaboration, en quelque sorte. Car, même si les CMS permettent aujourd’hui une certaine gestion en ligne des contenus, tous les acteurs d’un projet ne vont pas s’y perdre. Un fichier Excel, ça se transfère par e-mail, ça se publie et republie sur un intranet ou un extranet, ça se partage avec l’agence de développement et les intégrateurs, … Bref, l’inventaire peut être mis à disposition de tous les acteurs concernés.

7. stéphane de keresper
   avril 28th, 2010 @ 13:23

   Une réflexion intéressante , et surement un outil de travail prometteur

8. Hermanus
   mai 5th, 2011 @ 14:43

   Bonjour Muriel,
   J’espère que tu te portes bien
   j’essaie d’activer ce lien http://www.ecrirepourleweb.com/wp-content/Excel.xls
   mais pas moyen … je voudrais télécharger ton exemple d’inventaire des contenus.
   Tu peux m’aider ?
   Merci
   alex

9. Muriel Vandermeulen
   mai 6th, 2011 @ 8:48

   Hello Alex, marrant: je pensais justement à l’OPT hier, en formation. Je me charge de vérifier le lien et t’envoie un message.

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