Faut-il abolir l’e-mail au travail?
Étiquettes : e-mail
Perte de temps, déconcentration, inefficacité, l’e-mail est très critiqué ces dernières années. Pourtant, il est incontournable comme outil de travail.
En 2011, Atos a annoncé qu’il se donnait 3 ans pour que ses salariés abandonnent définitivement l’e-mail. Leur productivité devait crever le plafond, et les échanges professionnels se moderniser. L’échéance approche, mais le groupe français semble avoir modéré ses ardeurs…
L’e-mail en entreprise est un mauvais outil de travail
15 % seulement des courriels reçus dans l’entreprise sont utiles selon Philippe Mareine, secrétaire général d’Atos, le reste« empiète sur la vie privée ». D’une manière générale, l’outil « ne correspond plus aux manières de travailler des jeunes générations ».
[pullquote] »L’e-mail n’est plus assez coopératif, plus assez ouvert, plus assez transparent » et a développé « beaucoup de mauvaises habitudes. »[/pullquote]Fort de son constat, Atos a annoncé en 2011 qu’il aurait supprimé l’e-mail en interne pour début 2014. L’e-mail, cet outil de communication si simple qu’il s’est rendu absolument indispensable en à peine quelques années. Est-il devenu un poison?
- une perte de temps – 28% de son temps de travail: l’employé d’un bureau le passe à lire, écrire et trier ses dizaines voire centaines d’e-mails journaliers, selon une étude du cabinet américain McKinsey.
-
une usine à spam – outes les boîtes de réception contiennent leur millier d’e-mails non-lus qui traînent, des infos qui s’empilent et se perdent au milieu de choses sans intérêt, et des e-mailings qui tombent tous les quarts d’heure.
- un problème de gestion de projet – « Cela n’est plus assez coopératif, plus assez ouvert, plus assez transparent », et ça a engendré « beaucoup de mauvaises habitudes »(Luis Suarez , chargé de promouvoir « l’entreprise 2.0 » chez IBM, qui n’utilise presque plus d’e-mails depuis plus de 5 ans).
Inventer le remplaçant de l’e-mail, en faire un avantage concurrentiel
Quelle est l’idée d’Atos avec son programme « Zéro Email » et sa plateforme de réseau social interne BlueKiwi, qui serait comparable à un profil Facebook? Clairemment, s’inspirer du modèle des réseaux sociaux.
D’autres entreprises font le même constat. La mise en place d’outils collaboratifs et de plateformes communautaires permet de partager et de garder une trace des idées qui naissent sur des sujets. Des bénéfices en termes d’innovation donc, mais aussi pour la fluidité des échanges et l’amélioration de l’environnement de travail. En quelques mots, le système serait plus agréable pour l’employé, plus efficace pour l’entreprise.
Organisation du travail: impossible de faire une croix sur l’e-mail?
Reste qu’entre 2011 et 2014, Atos semble avoir mis un frein à ses velléités « mailicides ». Ainsi, dans Le Monde en avril 2013, Philippe Mareine a déclaré qu’il n’a jamais été question de « supprimer l’e-mail ».
Les limites de l’expérience sont flagrantes pour certains. « Cela ne peut se faire qu’au niveau interne (d’une entreprise) car vous pouvez changer le comportement des employés, mais comment vous faites avec les fournisseurs et les contacts extérieurs? », souligne Tom Reuner, analyste dans le cabinet de conseils britannique Ovum.
Pour ceux qui ne partagent pas l’idée d’Atos, il est donc simplement impossible de faire une croix sur l’e-mail. L’idée d’abolir l’e-mail au travail a le mérite de lancer un pavé dans la mare mais l’objectif serait plutôt de rationaliser son utilisation. En somme, l’e-mail n’a rien d’idéal mais il est tellement indispensable qu’il résiste aux modèles qui veulent le remplacer.
Vous imaginez travailler sans e-mail? Vous le faites déjà? Des outils à proposer?
Commentaires
Pour avoir géré des équipes projets, la grande majorité de la centaine de mails que je recevais chaque jour était des mails CYA, comme disent les anglophones (cover your ass, je vous épargne la traduction ^^): X a fini le brief que je lui ai demandé, et au lieu de me le dire il m’envoie un mail, pour qu’il y ait une trace de quand il a fini, Y a besoin que le département IT édite une page pour lui, et il me met en copie du mail qu’il envoie, pour que je sache qu’il attend leur retour pour avancer (et évidemment je recevrai ensuite l’intégralité de la conversation).
Donc oui, les outils collaboratifs sont plus adaptés pour ces échanges (le log des tâches est automatique), mais un management intelligent permet déjà de beaucoup réduire la masse de mails échangés.
Et pour ce qui est de la perte de temps et de la déconcentration, elles viennent des interruptions, donc ça ne change rien si les gens sont dérangés par un chat ou des notifications de workflow au lieu d’être dérangés par leur boîte mail. Il suffit de tout couper, et de ne regarder les messages qu’une fois ou 2 par demi journée.
Bref, comme souvent avec la technologie, le problème ne vient pas de l’outil mais de l’usage qu’on en fait.
L’e-mail Cover Your Ass j’adore ! C’est vrai que c’est une catégorie bien établie… Merci pour ta contribution Kaféine.
Et quand on en a 80 ou 100 à écluser chaque jour on est loin d’adorer, tu peux me croire 🙂
incroyable post, merci bien.