Conseils pour gérer son courrier électronique

Posted on | janvier 14, 2010 | No Comments

En septembre dernier, une étude Nielsen concluait que la popularité des réseaux sociaux ne faisait pas d’ombre pour autant à l’e-mail. Voilà qui confirme la nécessité de bien gérer son courrier électronique. Quelques conseils…

Si l’usage de l’e-mail varie selon l’âge de l’utilisateur (les jeunes lui préfèrent le SMS), il conserve une position de premier plan dans l’usage des outils de socialisation. Simple et utile, il est aussi vrai que l’e-mailing est un outil de marketing direct très efficace, lorsqu’il est correctement ciblé et organisé.

Autant de raisons pour rappeler quelques principes de base dans la gestion de son courrier électronique.

1. Identifiez-vous correctement

Dans les paramètres de votre client de messagerie, indiquez clairement vos nom et prénom dans le champ Expéditeur. Prévoyez aussi une signature.

2. Sélectionnez vos destinataires

Adressez votre e-mail seulement aux personnes concernées, et mettez éventuellement, en copie conforme, celles qui doivent être tenues au courant de l’échange. En appliquant correctement cette règle, vous évitez aussi de recevoir des réponses des « mauvaises » personnes.

3. Prenez garde aux envois en nombre

Vous devez envoyer un e-mail à un nombre important de destinataires? Dans ce cas, placez les adresses dans le champ copie cachée (Bcc: ou Cci:). Les destinataires n’ont pas à savoir tout qui a reçu votre message.

3. Relisez et décantez avant d’envoyer…

Un e-mail s’écrit vite, part en un clic, arrive aussitôt chez le destinataire, en faisant, parfois, de gros dégâts. N’écriviez jamais dans un e-mail ce que vous ne pourriez pas dire en face à la personne.

4. Soignez votre langage

Respectez l’orthographe et la grammaire. Pratiquez la politesse sans verser dans les formules sophistiquées (du style « veuillez agréer l’expression de mes sentiments les meilleurs »). Les expressions simples , du type « Bien à vous » ou « Cordialement » suffisent et sont parfaitement acceptables.

5. Définissez des priorités aux messages

Si nécessaire, attribuez une importance (marquée par un ou deux « ! ») au message que vous envoyez. Vos destinataires porteront une attention plus appuyée à votre message. Naturellement, vous n’utiliserez cette fonction de priorisation que pour les messages urgents.

L’e-mail garde la cote!

Pendant une année, Nielsen Wire a mesuré  le temps passé par 4 groupes d’internautes (3 groupes adeptes des réseaux communautaires et un 4ème n’utilisant pas les services 2.0) à gérer leur courrier électronique. Résultat? Les adeptes de réseaux sociaux sont aussi de grands utilisateurs de l’e-mail.

Comme le notait Emilie Ogez, il y a quelques jours, « l’e-mail est prédominant aujourd’hui, … et les réseaux sociaux ne font pas exception en leur donnant une place non négligeable. Pour créer un compte sur Facebook, il nous est demandé de donner notre e-mail. Et c’est ainsi pour de très nombreux sites de mises en relation. « 

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Sur le Web

• Is Social Media Impacting How Much We E-mail?, l’étude de NielsenWire
• L’e-mail, mère de tous les réseaux sociaux, l’article d’Emilie Ogez
• Email Blows Away All Other Social Networks

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