1. Préparer la retranscription audio

La retranscription audio nécessite une bonne préparation pour être réalisée dans les meilleures conditions. Pour cela, il faut :

• • Choisir un lieu calme et isolé pour faire la retranscription. Il est préférable d’éviter les endroits bruyants, comme les bureaux partagés, les espaces publics ou les lieux de passage, qui peuvent perturber la concentration et la compréhension du fichier audio. Il faut également s’assurer de ne pas être dérangé par des appels téléphoniques, des notifications, des visites, etc.
  • Utiliser un matériel adapté pour écouter le fichier audio. Il faut choisir un casque de bonne qualité, qui permet d’isoler le son et de régler le volume. Il faut également choisir un logiciel d’écoute, qui permet de contrôler la vitesse de lecture, de revenir en arrière, de faire des pauses, etc. Par exemple, vous pouvez utiliser un logiciel qui offre ces fonctionnalités.
  • Aménager son temps de travail pour faire la retranscription. Il faut savoir qu’une retranscription audio prend du temps, environ quatre fois la durée du fichier audio. Il faut donc prévoir suffisamment de temps pour faire la retranscription, sans être pressé ni interrompu. Il faut également faire des pauses régulières, pour éviter la fatigue et le stress.

2. Respecter les consignes de rédaction

Selon le type de document à produire, il faut respecter certaines consignes de rédaction pour rendre le texte clair, cohérent et fidèle à l’enregistrement audio. Il faut notamment :

Choisir le style de retranscription : intégral, synthétique ou reformulé.

• • Le style intégral consiste à retranscrire mot à mot ce qui a été dit, sans rien omettre ni modifier.
  • Le style synthétique consiste à résumer les idées principales, en éliminant les détails, les répétitions et les digressions.
  • Le style reformulé consiste à reformuler les propos avec ses propres mots, en respectant le sens et le ton des intervenants.

Choisir le mode de discours : direct ou indirect.

• • Le mode direct consiste à rapporter les paroles telles qu’elles ont été prononcées, en utilisant des guillemets et des tirets. Par exemple : “Je pense que la retranscription audio est un métier passionnant”, a dit Julie.
  • Le mode indirect consiste à intégrer les paroles dans la narration, en utilisant des verbes introducteurs et des subordonnées. Par exemple : « Julie a dit qu’elle pensait que la retranscription audio était un métier passionnant. »

Respecter les règles de grammaire, d’orthographe et de typographie. Il faut veiller à accorder les verbes, les noms et les adjectifs, à utiliser les temps et les modes appropriés, à éviter les fautes d’orthographe et de ponctuation, à respecter les majuscules et les minuscules, à utiliser les signes de ponctuation et les symboles correctement, etc.

Il faut structurer le texte en fonction du type de document, en utilisant des titres et des sous-titres, des paragraphes, des listes à puces ou numérotées, etc.

3. Relire et vérifier le texte

La dernière étape consiste à relire et à vérifier le texte pour s’assurer qu’il ne contient pas d’erreurs, d’omissions ou d’incohérences. Il faut également comparer le texte avec l’enregistrement audio pour vérifier qu’il respecte bien le sens et le ton des propos tenus. Pour cela, il faut :

• • Utiliser un correcteur orthographique et grammatical. Il existe des logiciels ou des sites web qui permettent de détecter et de corriger les fautes d’orthographe et de grammaire. Il faut cependant rester vigilant, car ces outils ne sont pas infaillibles et peuvent laisser passer des erreurs ou proposer des corrections inappropriées.

• • Faire une relecture attentive et critique. Il faut relire le texte plusieurs fois, en prêtant attention à la forme et au fond, en vérifiant la cohérence, la logique, la clarté, la fluidité, la pertinence et la fidélité du texte. Il faut également se mettre à la place du lecteur, et se demander si le texte répond à ses attentes, à ses besoins et à ses questions.

• • Demander l’avis d’une autre personne si possible. Il peut être utile de faire relire le texte par une autre personne, qui aura un regard neuf et objectif, et qui pourra repérer des erreurs ou des améliorations possibles. Il faut choisir une personne compétente, qui connaît le sujet et le type de document, et qui peut donner un feedback constructif.

4. Ne pas céder à la facilité

En suivant ces étapes, vous pourrez réaliser une retranscription audio de qualité, qui mettra en valeur votre travail d’assistante administrative.

Il faut savoir que la retranscription audio n’est pas une tâche facile, et qu’elle nécessite des compétences et de l’expérience. C’est pourquoi il est important de ne pas confier cette mission à une intelligence artificielle, qui ne peut pas remplacer le savoir-faire humain.

En effet, une intelligence artificielle, comme Bing conversation ou GPT 4 ou BARD, mais aussi les logiciels de retranscription, ne peut pas détecter les émotions et la tonalité des narrateurs. Elle ne peut pas non plus comprendre le contexte, le but, le public et la finalité du document. Elle ne peut que reproduire ce qu’elle a appris à partir de données, sans avoir de sens critique, de créativité ou de jugement.

Elle peut donc commettre des erreurs, des contresens, des maladresses ou des incohérences, qui peuvent nuire à la qualité et à la crédibilité du texte.

C’est pourquoi il est essentiel de faire appel à une assistante expérimentée, qui saura faire preuve de rigueur, de précision, d’adaptabilité et de sensibilité. Une assistante qui saura choisir le style, le mode, la forme et le ton les plus appropriés pour le document.

Une assistante qui saura respecter les consignes de rédaction, relire et vérifier le texte, et apporter une valeur ajoutée à la retranscription audio.

En résumé

La retranscription audio est une tâche utile pour les assistantes administratives qui doivent rédiger des documents à partir de fichiers sonores. Mais pour faire une retranscription audio de qualité, il faut suivre quelques conseils : préparer la retranscription, utiliser un logiciel, respecter les règles de rédaction et relire le texte. Ainsi, vous pourrez mettre en valeur votre travail, et vous démarquer des intelligences artificielles, qui ne peuvent pas remplacer le savoir-faire humain. La retranscription audio est un métier passionnant, qui demande des compétences et de l’expérience, et qui offre une valeur ajoutée à vos clients ou à vos supérieurs.

N’hésitez pas à commenter cet article et à partager vos expériences. Ou, faites appel à mes services de retranscription audio.

 

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