Comment organiser une réunion? Mode d'emploi.

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La méthode TOP -thème, objectif, plan- est indispensable pour bien organiser une réunion. Une fois ceci établi, il est important de formaliser le contenu.

L’art de la réunion(ite) ne s’improvise pas. On a beau connaître (?) les fondamentaux de l’organisation d’une réunion, on succombe encore trop souvent à la tentation de ces rendez-vous informels, chronophages sans forcément être utiles.

Retour sur les fondamentaux d’une bonne réunion.

Pour organiser une réunion, soyez au TOP!

La méthode TOP vous permet donc de déterminer l’objet de la réunion, son objectif et sa progression. Ce premier cadrage vous permet de clarifier le contenu et la raison d’être du meeting.

Si, si je vous assure c’est tout à fait sérieux. La méthode « TOP » permet de préparer votre réunion en définissant des objectifs précis:

  • « T » pour thème. Le quoi, c’est à dire le sujet du meeting.
  • « O » pour objectif. C’est le pourquoi. Quelle est la finalité de la réunion: présenter des résultats, prendre une décision, échanger des bonnes pratiques, etc.
  • « P » pour « plan ». Le comment, c’est à dire l’ordre du jour des points à traiter doivent être clairement définis et priorisés en amont de la réunion.

La méthode TOP vous permet donc de déterminer l’objet de la réunion, son objectif et sa progression. Ce premier cadrage vous permet de clarifier le contenu et la raison d’être du meeting.

Tous ces éléments doivent être communiqués aux participants en amont de la réunion. Ainsi, dans l’invitation au meeting doivent figurer: le TOP, la liste des participants et leur fonction, les informations pratiques telles que le lieu, l’heure et la durée de la réunion.

Formaliser le contenu de la réunion

Une petite introduction est de rigueur pour bien cadrer la réunion. Ce temps de parole est mis à profit par l’animateur pour formaliser de manière claire et concise les thèmes qui seront abordés et le timing consacré à chaque point. Il n’est pas inutile de rappeler à cette occasion que les points annexes seront abordés ultérieurement pour ne pas vous laisser déborder.

À la fin de la réunion, une brève conclusion orale résume les points abordés, les décisions prises, les missions de chacun. Un secrétaire de séance est chargé d’en prendre note sous forme de synthèse. Ce compte-rendu doit être diffusé aux participants dans les 24h suivant la réunion. Clair et concis, il ne dépasse pas 2 pages, dans l’idéal.

Et vous, quels sont vos conseils pour bien organiser une réunion? 


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