Inventaire des contenus : modèle et méthode

Étiquettes : audit éditorial, gestion de projet, stratégie éditoriale, téléchargements

Le plan de contenu répertorie tous les contenus produits dans un projet de stratégie éditoriale. Il désigne le document (généralement dans le format d’un tableur Excel) qui inventorie tous ces contenus. Dans ce billet, je propose une définition, une méthode et un modèle à télécharger. Le plan de contenu – ou inventaire des contenus – est un outil précieux, performant et très rentable, qui devrait être mis en place dès le départ de tout projet de gestion de contenus en ligne… Dans la gamme des outils éditoriaux (dont j’ai déjà évoqué certains : les personæ, la charte lexicale, l’arborescence, la check-list rédactionnelle, etc.), l’inventaire des contenus est l’un des plus simples à créer et à utiliser, et pourtant l’un des plus négligés voire ignorés des projets Web…

Que ce soit dans un projet de création ou de refonte de site Web, ou lorsqu’il s’agit d’étudier l’opportunité de syndiquer des contenus à partir de sources externes, l’inventaire des contenus est un document précieux, un véritable outil de travail, qui lie toutes les parties prenantes.

C’est dans cet inventaire, qui peut aussi prendre des allures de calendrier de publication, que sont identifiés, définis, décrits et commentés tous les contenus digitaux dont il est question.

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L’inventaire des contenus, c’est quoi?

L’inventaire de contenus fait référence à l’une des principales tâches qui constitue la première phase de toute stratégie éditoriale interactive – à savoir la phase de planification. Cette tâche (souvent négligée) produit un document du même nom, qui contribue de manière significative à la bonne gestion des contenus tout au long de leur cycle de vie.

Egalement appelé Plan des contenus, l’inventaire des contenus est donc un instrument organique, voué à suivre l’évolution du cycle de vie des contenus, et donc à être amendé à chaque fois qu’une modification significative est apportée à un des contenus répertoriés.

Dans leur excellent ouvrage « Web ReDesign 2.0 – Workflow that works » (l’ouvrage figure dans ma sélection Amazon, ci-contre), Emily Cotler et Kelly Goto soulignent déjà (je dis « déjà » parce que le livre date de 2005, bien avant la nouvelle mode américaine de la « content strategy ») l’importance de procéder à l’analyse des contenus existants. En procédant de la sorte, vous avez une bonne vision de la quantité, de la qualité et de la diversité de vos contenus. Enfin, le grand avantage d’un inventaire des contenus c’est qu’il peut être modelé en fonction de la portée de votre projet.

Dans un projet de création, il tiendra compte, sans doute, des produits informationnels hors ligne (brochures et catalogues papier, campagnes tv et radio, etc.). Dans un projet de refonte, il contiendra une colonne déterminant les contenus à supprimer ou à réutiliser (et, le cas échéant, sous quelle forme: en l’état ou modifiés).

Bref, la granularité d’un tel document varie selon la méthode pratiquée par le responsable éditorial et les besoins du projet. Ainsi, un tel plan peut aussi fonctionner comme calendrier et indiquer les dates et fréquences des mises à jour, les dates de livraisons des contenus amendés, etc.

Comment ça marche?

Supposons que nous sommes dans un projet de refonte. Inventorier les contenus consiste à identifier tous les contenus du site existant, qui devront être pris en compte dans la refonte et la migration, en vue de leur optimisation. Pratiquement, la tâche consiste donc à consigner dans un seul documentde référence (généralement, un tableur Excel) tous les contenus concernés. En d’autres mots, vous devrez consulter chaque page des supports touchés par la refonte et, pour chaque page, remplir une ligne du formulaire.

Comment se présente un inventaire des contenus?

La présentation la plus courante de l’inventaire des contenus est, comme dit précédemment, le tableur, où

1. chaque ligne correspond à une page Web (un contenu),
2. chaque colonne à un indicateur et
3. chaque onglet à un support digital (site corporate, newsletter mensuelle, promosite A., promosite B.).

Quant aux indicateurs courants, les voici:

• L’ID de la page Web (son numéro d’identification tel qu’utilisé également dans d’autres documents éditoriaux, dont l’arborescence).
• Le nom de la page
• L’URL de la page
• Une description du contenu de la page
• Le/les format(s) associés à la page (hmtl, pdf, Word, .mov, etc.)
• Les métadonnées associées à la page
• Le « propriétaire » de la page
• Le validateur de la page
• La date de livraison de la page
• La date de dernière mise à jour
• Le statut de la page
• L’emplacement source du contenu de la page (sur le réseau par exemple: w/web/marketing/services/new_content)
• La fréquence de mise à jour
• La date prévue pour la prochaine mise à jour
• Un éventuel commentaire

Voici à quoi ressemble un tel document.

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L’approche qualitative

Si l’inventaire de contenu s’apparente à un recensement des données, il peut être complété par un audit qualitatif des contenus. Dans ce cas, de nouvelles colonnes s’ajoutent à notre tableur, telles que:

• La qualité actuelle du contenu (trop détaillé, difficile à comprendre, pas adapté au média, « introuvable », « inutilisable », …).
• Le statut de réutilisation (I – Identifique, D- Dérivation, S-Source)
• Un descriptif de la requête éditoriale (à réécrire dans un langage simple, fournir du contenu adapté aux audiences, appliquer la pyramide inversée, etc.)
• La catégorie de contenu de la page
• Le(s) public(s) cible(s)
• L’instrument de mesure qui sera utilisé pour évaluer l’efficacité du contenu

Une espèce de convention L’inventaire des contenus fait partie des documents de bord d’un projet Web. En ce sens, il devrait même être utilisé comme un élément à part entière de la convention de collaboration. En cas de retard, de flou concernant la validation d’un contenu, de manque d’information sur les amendementsnécessaires d’une page, il informe chaque partie concernée et la renvoie à sa responsabilité. Naturellement, pour ce faire, l’inventaire doit être mis à jour proprement et renvoyé, à chaque amendement, à toutes les parties concernées. En conclusion, le plan des contenus est non seulement un excellent outil pour faire l’audit des contenus, pour tracer la migration des contenus, pour planifier leur mise à jour, optimisation et publication, mais ce peut être aussi un document de travail officiel, qui lie les parties.

Vous faites bien votre inventaire annuel!

Je suis fréquemment exposée dans les projets à cette lamentable situation où, au moment de transmettre les wireframes validés à l’équipe graphique et au développement, les contenus existants n’ont toujours pas été inventoriés et qualifiés clairement et efficacement, dans un plan ad hoc. De sorte que quelques semaines plus tard, je reçois un coup de fil du développeur (que dis-je « un coup de fil » – quelques semaines plus tard, je suis harcelée par le développeur), qui ne sait pas où il doit « caser » telle ancienne rubrique dans ma nouvelle architecture, ni à quel contenu existant correspond tel nouvel item de menu. J’ai beau proposer l’inventaire des contenus dans mon offre de prestation (un bien maigre investissement au regard du retour qu’il procure), les clients sont encore peu nombreux à comprendre l’importance primordiale de cette phase préliminaire. Pourtant, dites-vous bien que vos contenus, c’est comme vos marchandises : il y a bien un moment où vous allez devoir faire l’état des stocks, calculer le coût de vos achats, en estimer la qualité résiduelle et les nécessités de réapprovisionnement… Vous utilisez un inventaire des contenus et le tenez à jour ? Vous doutez encore de son utilité? Votre avis m’intéresse : exprimez-vous!

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Par: Muriel Vandermeulen

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Fondatrice de @wearethewords. Éditrice de @ellesfontduvelo & @ecrirepourleweb. Marketing & Contenu. <3 les mots, les rituels, le citron et la bicyclette!