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C’est les vacances. En même temps que vous essayez de tout boucler avant de plier bagage, vous devez écrire l’incontournable message d’absence automatique.

Quelques trucs pour ne pas vous rater dans sa rédaction, sur une idée originale de Hannah Jane Parkinson, du Guardian.

Ce qu’il faut y mettre

1. Vos dates d’absence: autant vous assurer que vous indiquez les bonnes.
2. Le motif: vous êtes en congés. le reste (destination, compagnons de voyage, formule all in avec alcool à gogo…) n’a d’intérêt que pour vous.
3. Votre support: indiquez qui dans votre entreprise peut prendre en charge la demande de votre interlocuteur, et sous quelles conditions (indiquer comment contacter cette personne, par exemple, est une option que vous devriez considérer).

Comment le rédiger

[pullquote]Vous n’avez pas envie d’ajouter la honte d’une flopée d’e-mails moqueurs à tous ceux que vous allez de toute façon devoir ouvrir à votre retour…[/pullquote]

Faites court! Pour ce message encore plus que tous les autres sur le web, la concision est de rigueur. Vous avez peu à dire après tout.

Au sujet du style que vous adoptez, n’oubliez pas que c’est énervant de recevoir ce type d’e-mail. Déjà parce que ça signifie pour votre correspondant que ce qu’il avait imaginé tombe à l’eau. A priori il avait besoin de vous et ça ne se fera pas avant un moment. Ensuite parce que ce message d’absence automatique lui rappelle très clairement que lui n’est pas en vacances. Ou pire, qu’il ne l’est plus… D’ailleurs n’oubliez pas que certaines personnes vont le recevoir plusieurs fois. Certaines choses, après un temps, lassent.

Ceci devrait vous faire réfléchir à deux fois avant de faire de l’humour. Ça n’est pas interdit, c’est simplement dangereux. Je retiens le conseil de Hannah Jane Parkinson, « n’essayez pas d’être drôle si vous n’êtes pas drôle ».

Quoi vérifier

Collègue, supérieur hiérarchique ou subordonné, celui qui assure le service minimum en votre absence a besoin d’être prévenu. Non négligeable, cela vous permet d’ailleurs de vous assurer que cette personne n’est pas en vacances pile en même temps que vous. Ce qui évite une partie de ping pong de messages d’absence automatiques avec votre correspondant qui devient fou…

Enfin, se relire. Se relire, c’est dur. Surtout quand c’est court. Alors faites-le au moins 3 fois. Vous n’avez pas envie d’ajouter la honte d’une flopée d’e-mails moqueurs à tous ceux que vous allez de toute façon devoir ouvrir à votre retour…

Et dernier conseil: ne l’oubliez pas. Écrire le message d’absence automatique, c’est souvent la dernière chose qu’on a prévu de faire dans la longue liste de tâches à boucler en urgence avant le départ. À nouveau, une mauvaise surprise à votre retour est la dernière chose dont vous aurez envie à la rentrée.

Votre meilleur message « out of office » de tous les temps? Déposez-le dans les commentaires!

Crédits: gratisography.com

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